Data da solicitação07/12/2024

Solicitação

Prezados,

Venho por meio deste solicitar informações detalhadas sobre o processo de descarte dos documentos mencionados no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos 03/2024, publicado no Diário Oficial do Município (DOPA) Legislativo edição 7376, em 22/10/2024.

Solicito as seguintes informações:

1) Quando ocorrerá esses descartes?

2) Modalidade de descarte: Como os documentos serão descartados? Serão incinerados, triturados ou outros métodos?

3) Tratamento de documentos digitais: Qual o procedimento para o descarte de documentos digitais, como discos rígidos e backups?

4) Empresa responsável: Qual a empresa contratada para realizar o descarte e quais as suas qualificações para este tipo de serviço?

5) Local do descarte: Onde será realizado o descarte dos documentos?

6) Controle e acompanhamento: Como será feito o controle e acompanhamento do processo de descarte, garantindo que seja realizado de forma segura e transparente?

Resposta

Em atenção a seu requerimento, transcrevemos, abaixo, resposta fornecida pela área técnica:

"1) Quando ocorrerá esses descartes?

O descarte ocorreu no dia 03 de dezembro de 2024, devidamente registrado em processo interno.

2) Modalidade de descarte: Como os documentos serão descartados? Serão incinerados, triturados ou outros métodos?

Os documentos passam pelas seguintes fases:

1. Separação

A primeira etapa do processo envolve a triagem e separação dos documentos. Durante essa fase, os documentos são cuidadosamente separados de eventuais pastas, clipes e grampos. O material restante, agora em formato de folhas avulsas, é armazenado, aguardando a próxima fase do processo.

2. Fragmentação dos Documentos

Na segunda etapa, os documentos são inseridos em uma fragmentadora industrial, que os corta em pequenas partículas, garantindo a segurança da informação por meio de uma destruição irreversível. Essa etapa é crucial para assegurar que nenhum dado confidencial possa ser recuperado. Durante a visita, pudemos observar a eficiência do equipamento, capaz de processar grandes volumes de papel de forma rápida e segura

3. Prensagem do Material Fragmentado

Após a fragmentação, o material resultante é encaminhado para a prensa. Nesse estágio, o papel fragmentado é compactado em fardos, o que facilita seu transporte e armazenamento até o destino final, geralmente uma usina de reciclagem. O processo de prensagem é essencial para otimizar o espaço e reduzir os custos logísticos, contribuindo para a eficiência do processo de reciclagem.

3) Tratamento de documentos digitais: Qual o procedimento para o descarte de documentos digitais, como discos rígidos e backups?

Nesta ocasião, em específico, não houve descarte de documentos digitais, como discos rígidos e backups, e ainda não tivemos demanda neste sentido. Contudo, nesses casos, antes de ocorrer o descarte de discos rígidos e backups, por exemplo, é feita a formatação dos mesmos.

4) Empresa responsável: Qual a empresa contratada para realizar o descarte e quais as suas qualificações para este tipo de serviço?

A Câmara Municipal de Porto Alegre possui um Acordo de Cooperação, sem ônus financeiro, firmado com a Associação dos Trabalhadores do Centro de Reabilitação Psicossocial do Hospital Psiquiátrico São Pedro - ATUT, entidade amplamente conhecida pelo trabalho no descarte de documentos públicos, tendo parceria com diversos órgãos públicos como SEFAZ/RS, JF/RS, PROCERGS, Prefeitura de Porto Alegre e PRR 4º Região.

5) Local do descarte: Onde será realizado o descarte dos documentos?

Nas instalações da ATUT, situada na Av. Bento Gonçalves, 2460 - Partenon, Porto Alegre - RS, 90650-001.

6) Controle e acompanhamento: Como será feito o controle e acompanhamento do processo de descarte, garantindo que seja realizado de forma segura e transparente?

Um ou mais servidores efetivos da CMPA, membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, fazem o acompanhamento, desde a coleta do material na CMPA até as instalações da ATUT onde ocorre os processos de descarte.

Ficamos a disposição para demais esclarecimentos, e disponibilizamos nosso e-mail caso necessário: copad@camarapoa.rs.gov.br."

Em caso de persistirem dúvidas, não hesite em contatar a Câmara Municipal de Porto Alegre, por meio do e-SIC, disponível no Portal Transparência, acessível em https://transparencia.camarapoa.rs.gov.br/

Respondida em10/12/2024